Privacyverklaring

Voor onze website, sales, support, events, beveiliging, administratie en communicatie is Untangle Lab normaal gesproken de verwerkingsverantwoordelijke.

Bij Basecamp-campagnes waarvoor een organisatie respondenten uitnodigt, is de uitnodigende organisatie normaal gesproken de verwerkingsverantwoordelijke. Die organisatie besluit om de campagne uit te voeren en bepaalt het hoofddoel: op groepsniveau inzicht krijgen in AI-readiness, leerbehoeften, organisatorische frictie en prioriteiten voor workshops.

Untangle Lab is voor die Basecamp-campagne normaal gesproken de verwerker. Wij beheren Basecamp, verwerken antwoorden, genereren rapporten, onderhouden het platform, ondersteunen de campagne en helpen geaggregeerde inzichten voorbereiden onder de overeenkomst met de klantorganisatie.

• Contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, rol en berichtinhoud wanneer je contact met ons opneemt of deelneemt aan een programma.
• Website- en communicatiegegevens, zoals bezochte pagina’s, formulierinzendingen, nieuwsbriefvoorkeuren, e-mailaflevergegevens en basisinformatie over apparaat/browser.
• Programma- en workshopgegevens, zoals registratiegegevens, aanwezigheid, feedback en operationele notities die nodig zijn om onze diensten te leveren.
• Basecamp-campagne- en uitnodigingsgegevens, zoals organisatie, campagnenaam, taal, unieke link, uitgenodigd/afgerond-status en campagnedata.
• Basecamp-contextgegevens, zoals rol, senioriteit, functie, sector, organisatietype en organisatiegrootte wanneer dit voor een campagne is ingericht.
• Basecamp-assessmentantwoorden over AI-mindset, vertrouwen, kennis, gedrag, workflowrealiteit, organisatiecontext en reflectievragen.
• Optionele vrije-tekstantwoorden wanneer een Basecamp-vraag je uitnodigt om in je eigen woorden te antwoorden.
• Afgeleide Basecamp-uitkomsten, zoals persona, kennisniveau, vertrouwenskalibratie, groeirichting, persoonlijk rapport en PDF-rapport.
• Technische en beveiligingsgegevens, zoals sessie-ID’s, ondertekende resume-cookies, tijdstippen, IP-adres, logs, admin-acties en beveiligingsgebeurtenissen.

Basecamp is niet bedoeld om bijzondere categorieën van persoonsgegevens uit te vragen, zoals gegevens over gezondheid, religie, etniciteit, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap, seksuele gerichtheid of biometrische gegevens. Vermeld daarom geen gevoelige persoonsgegevens over jezelf of anderen in vrije-tekstantwoorden.

• Vragen beantwoorden en informatie geven over onze diensten.
• Expedities, workshops en andere klantprogramma’s plannen, leveren en verbeteren.
• Nieuwsbrieven of updates sturen wanneer je je daarvoor hebt aangemeld of wanneer wij je rechtmatig mogen benaderen.
• Onze website en systemen beheren, beveiligen, onderhouden en verbeteren.
• Basecamp-respondenten het assessment laten invullen, in dezelfde browser laten hervatten en een persoonlijk rapport geven.
• Privacyveilige geaggregeerde Basecamp-inzichten maken voor de organisatie die de respondent heeft uitgenodigd.
• Facilitators van Untangle Lab helpen bij het voorbereiden van workshopthema’s en aanbevelingen.
• Auditlogs bijhouden voor bevoorrechte acties, exports en supportverzoeken.
• Basecamp verbeteren en valideren, en gede-identificeerde geaggregeerde benchmarks, onderzoek, onderwijsmateriaal en goedgekeurd casemateriaal maken onder de waarborgen in deze verklaring.

Als je Basecamp via een werkgever of organisatie invult, ontvangt je organisatie alleen geaggregeerde inzichten.

Je organisatie ontvangt niet je individuele antwoorden, individuele scores of persona als individueel record, vraagcorrectheid per vraag, ruwe vrije-tekstreflecties of je persoonlijke rapport, tenzij je dat zelf deelt.

Basecamp-dashboards en exports tonen alleen groepsresultaten wanneer de privacydrempel is gehaald. De standaarddrempel is N>=7 voor cohortuitkomsten, en voor gevoelige uitsplitsingen kan een hogere drempel nodig zijn. Als een groep of filter te klein is, toont Basecamp onvoldoende gegevens in plaats van het resultaat.

Basecamp verwerkt persoonsgegevens op antwoordniveau om het assessment op te slaan en persoonlijke rapporten te maken. Organisatie-uitkomsten zijn geaggregeerd en bedoeld om respondenten niet te identificeren; onderliggende gegevens op antwoordniveau zijn pas anoniem wanneer heridentificatie redelijkerwijs niet meer mogelijk is.

Vrije-tekstantwoorden vragen om strengere behandeling dan meerkeuzevragen of schaalvragen.

• Vrije-tekstantwoorden worden met extra waarborgen opgeslagen.
• Ze zijn alleen zichtbaar voor bevoegde facilitators en operationele medewerkers van Untangle Lab die toegang nodig hebben.
• Ze worden gebruikt voor thema-analyse, duiding, kwaliteitscontrole, support en workshopvoorbereiding.
• Ruwe vrije tekst wordt niet getoond in managementdashboards van klanten.
• Ruwe vrije tekst wordt niet opgenomen in CSV-exports voor klanten.
• Materiaal voor organisaties gebruikt gecodeerde thema’s, aantallen en zorgvuldig geanonimiseerde of synthetische voorbeelden.
• Respondentquotes worden niet gepubliceerd zonder expliciete toestemming.

Voor website, sales, support, dienstverlening, beveiliging en administratie gebruiken wij grondslagen zoals uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang, toestemming waar vereist en wettelijke verplichtingen.

Bij Basecamp-campagnes waarvoor je door een werkgever of organisatie wordt uitgenodigd, moet de verplichte kernverwerking niet primair steunen op toestemming van medewerkers. In een werkgever- of organisatietraject kan toestemming namelijk niet altijd vrijelijk worden gegeven.

De verwachte grondslag voor de klantorganisatie is gerechtvaardigd belang op grond van artikel 6 lid 1 sub f AVG, bijvoorbeeld om op organisatie- of teamniveau inzicht te krijgen in AI-readiness en leerbehoeften, mits dit belang is afgewogen tegen de rechten en redelijke verwachtingen van respondenten.

Untangle Lab verwerkt Basecamp-campagnegegevens als verwerker volgens de gedocumenteerde instructies van de klantorganisatie en de verwerkersovereenkomst.

De verplichte Basecamp-checkbox hoort daarom te zeggen "ik heb gelezen en begrepen", niet "ik geef toestemming". Optioneel onderzoeks-, story-, quote- of herkenbaar casegebruik hoort apart te zijn en mag niet verplicht zijn om het assessment te kunnen afronden.

Untangle Lab mag Basecamp-gegevens alleen in privacyveilige vormen gebruiken voor onderzoek, validatie, benchmarks en onderwijs.

• Toegestaan met uitleg en waarborgen: gede-identificeerde en geaggregeerde gegevens om Basecamp te verbeteren, scorepatronen te valideren, cross-client benchmarks te ontwikkelen en statistisch of educatief materiaal te maken.
• Vereist extra akkoord: een klant bij naam noemen in een case study, klantspecifieke resultaten publiceren op een herkenbare manier, een respondentquote publiceren, een respondentverhaal gebruiken waardoor de persoon herkenbaar kan zijn, of ruwe vrije tekst gebruiken buiten facilitatie en thema-analyse.
• Voor publiek onderzoek en onderwijs kunnen strengere drempels nodig zijn dan de interne dashboarddrempel van N>=7 wanneer het onderwerp, de klantgrootte, rolfilters of unieke antwoordpatronen mensen herkenbaar kunnen maken.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is om onze website en diensten te laten werken, klantwerk te leveren, aan wettelijke verplichtingen te voldoen of onze systemen te beschermen.

Subverwerkers en dienstverleners kunnen onder meer hosting, e-mail, authenticatie, database, analytics, objectopslag, foutmonitoring en operationele tools omvatten. Voor Basecamp is de beoogde inrichting EU-first, met waar beschikbaar EU-regio’s voor database, hosting, e-mailverzending en opslag.

Klantcampagnegegevens vallen onder de relevante verwerkersovereenkomst en subverwerkersafspraken.

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere termijn nodig is voor juridische, beveiligings-, boekhoudkundige of contractuele redenen.

Voor Basecamp-campagnes worden actieve campagne- en rapportgegevens bewaard voor de campagne, het programma en eventuele afgesproken hermeting. Identificeerbare respondentgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd na de afgesproken bewaartermijn in de klantovereenkomst of verwerkersovereenkomst.

Onomkeerbaar geanonimiseerde aggregatestatistieken kunnen langer worden bewaard wanneer personen en klanten redelijkerwijs niet meer identificeerbaar zijn.

Onze website en Basecamp kunnen strikt noodzakelijke cookies gebruiken om kernfunctionaliteit te leveren, taalvoorkeuren te onthouden, sessies veilig te houden, assessmentvoortgang op te slaan en misbruik te voorkomen.

Analyticscookies of productanalytics die niet strikt noodzakelijk zijn, gebruiken wij alleen waar dat is toegestaan en uitgelegd. Voor respondentflows in assessments horen niet-noodzakelijke analytics standaard uit te staan, tenzij de privacyverklaring en cookielaag het gebruik duidelijk uitleggen en waar nodig opt-in is verkregen.

Afhankelijk van de situatie kun je recht hebben op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid van je persoonsgegevens.

Bij Basecamp-campagnes waarvoor je door een werkgever of organisatie wordt uitgenodigd, moeten verzoeken mogelijk worden behandeld door of afgestemd met de klantorganisatie als verwerkingsverantwoordelijke. Untangle Lab biedt een directe contactroute en stuurt verzoeken door of ondersteunt ze zoals vereist onder de verwerkersovereenkomst.

Zodra gegevens onomkeerbaar zijn geanonimiseerd, kan het onmogelijk zijn om een specifieke respondent nog te vinden, corrigeren of verwijderen uit die geaggregeerde dataset.

Voor privacyvragen of verzoeken over je rechten kun je contact opnemen via privacy@untanglelab.com.

Voor Nederlandse en EU-zaken kun je mogelijk ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.